保障個人資料私隱權，是投訴警方獨立監察委員會秘書處(秘書處)全體人員所關注的事項。我們尊重個人資料私隱權，並有義務全面落實和遵守《個人資料(私隱)條例》(第486章)(條例)訂明的保障資料原則及各有關條文，以及由個人資料私隱專員發出的實務守則。為此，秘書處同意：

1. 只為合法目的並以合法和公平的方法，收集與秘書處的職能及活動有直接關係的個人資料；
2. 採取所有合理可行的步驟，以確保有關的個人資料為準確及最新的資料，以及不會保存超過所需的時間；
3. 除非有關人士訂明同意把其個人資料轉作其他用途或有關用途為法律所容許，否則所收集的個人資料只可用作在收集該等資料時會將其使用於的目的或直接有關的目的；
4. 採取所有合理可行的步驟，以確保個人資料受保障而不受未獲准許的或意外的查閱、處理、刪除或其他使用所影響；
5. 採取所有合理可行的步驟，以確保任何人能獲告知秘書處所持有的個人資料的種類以及將會為甚麼目的而使用；以及
6. 准許資料當事人查閱和改正個人資料，並以法律所容許的或規定的方式處理查閱／改正資料的要求。

持有個人資料的種類

秘書處持有的個人資料分三大類，分別存於：

• 投訴警察記錄，包括投訴警察制度下投訴人與被投訴人的個人資料；
• 人事記錄，包括秘書處轄下公務員和非公務員合約僱員的個人及家人資料、薪金津貼、學歷資格、就業記錄、服務條款和條件、房屋、醫療記錄、假期及旅費、外間工作、投資、評核報告、品行和紀律、培訓等資料；以及不獲聘用的求職者的個人資料和遴選委員會的報告等；以及
• 其他記錄，包括投訴警方獨立監察委員會委員、非委員觀察員、承辦商的服務人員，以及向秘書處查詢和投訴(不包括針對警察的投訴)的市民等人的個人資料。

保存個人資料的主要目的

一般而言，我們收集個人資料的目的如下：

• 確保香港警務處投訴警察課在投訴警察制度的運作模式下進行徹底、公正和有效的調查，並作研究和統計用途；
• 用於有關聘用的事宜，例如有關秘書處公務員和非公務員合約僱員的招聘／委任、人事服務和員工管理等事宜；以及
• 用於委任委員和非委員觀察員、聘用承辦商、處理市民查詢或投訴(不包括針對警察的投訴)等多種用途。

實務大綱

高級助理秘書長(規劃及支援)負責確保秘書處人員遵守條例和有關的實務守則。

秘書處備有下列簿冊和表格，以確保條例得到遵行：

• 登記冊，用以記錄根據條例處理的要求；
• 條例第27條所規定的保障資料紀錄簿；以及
• 查閱資料要求表格(表格OPS003)和改正資料要求表格，方便有關人士持有／查閱／改正秘書處所持有的個人資料。

要求查閱或改正資料

查閱或改正資料的要求可用書面或表格提出，有關表格可向香港灣仔告士打道56號東亞銀行港灣中心10樓諮詢櫃台索取。請把查詢或改正資料的要求寄往：

香港
灣仔告士打道56號
東亞銀行港灣中心10樓
投訴警方獨立監察委員會秘書長
(經辦人：高級助理秘書長(規劃及支援))

費用

影印費為每張複本港幣1元，或以財經事務及庫務局局長另行釐定或批准的收費為準。